Nutzungsbedingungen für claritos

Stand: 12. September 2026

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

(1) Anbieter der Software claritos ist die NewEase AG, Bahnhofstraße 1, 47574 Goch, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Düsseldorf unter HRB 68709, USt-IdNr. DE285711682, vertreten durch Roland Wienen M.A. Den Vorsitz des Aufsichtsrates hat Florian Wienen. Erreichbar sind wir unter +49 1573 5991747 und info@newease.ag. claritos ist eine Marke der NewEase AG.

(2) Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der unter claritos.io und den zugehörigen Adressen bereitgestellten Software einschließlich aller Teilbereiche, Schnittstellen und Zusatzdienste (nachfolgend „claritos" oder „die Software").

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen. Abweichungen von diesen Bedingungen gelten nur, wenn wir sie in Textform bestätigt haben.

(4) claritos wird ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen zur Verfügung gestellt. Das Nähere regelt § 19.

§ 2 Gegenstand des Vertrags

(1) Wir stellen dem Kunden claritos als über das Internet nutzbare Software zur Verfügung (Software as a Service). Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software im vereinbarten Umfang über einen Browser zu nutzen. Eine Überlassung des Programmcodes findet nicht statt.

(2) Der Funktionsumfang umfasst je nach Freischaltung insbesondere: Aufgaben- und Projektverwaltung mit Delegation, Zeiterfassung, Kontakt- und Dokumentenverwaltung mit automatischer Texterkennung, doppelte Buchführung mit Kontenrahmen, Offenen Posten und Kontoauszügen, Fakturierung von Angebot über Auftrag bis Rechnung einschließlich elektronischer Rechnungsformate, Mahnwesen, elektronische Signatur, Schriftverkehr per E-Mail, Post und SMS, Formulare, Akten für Klienten und Patienten, einen Baukasten für Websites und Funnels, ein Partnerprogramm sowie eine Programmierschnittstelle.

(3) Maßgeblich für den geschuldeten Leistungsumfang ist die jeweils freigeschaltete Ausstattung. Eine darüber hinausgehende Beschaffenheit schulden wir nur, soweit wir sie in Textform zugesagt haben. Angaben in Werbung, Dokumentation oder Produktbeschreibungen sind keine Beschaffenheitsgarantie.

(4) Wir schulden die Bereitstellung der Software, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg seiner Nutzung.

§ 3 Zugang und Vertragsschluss

(1) Der Zugang zu claritos ist derzeit nicht frei. Ein Nutzerkonto entsteht nur, wenn wir die E-Mail-Adresse zuvor freigegeben oder eine Einladung ausgesprochen haben. Ein Anspruch auf Freigabe besteht nicht.

(2) Der Vertrag kommt zustande, wenn wir den Zugang freischalten und der Kunde sein Konto erstmals nutzt, spätestens mit unserer Bestätigung in Textform.

(3) Wir dürfen die Freigabe ohne Angabe von Gründen verweigern.

§ 4 Nutzerkonto, Zugangsdaten und Mitarbeiter des Kunden

(1) Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim und gibt sie nicht an Dritte weiter. Besteht Anlass zur Annahme, dass Unbefugte Kenntnis erlangt haben, teilt er uns das unverzüglich mit.

(2) Der Kunde kann eigenen Mitarbeitern Zugang einrichten. Er ist dafür verantwortlich, dass diese die vorliegenden Bedingungen einhalten, und steht für ihr Verhalten wie für eigenes ein.

(3) Handlungen, die über die Zugangsdaten des Kunden vorgenommen werden, sind ihm zuzurechnen, es sei denn, er hat die unbefugte Nutzung nicht zu vertreten.

§ 5 Entgelte

(1) In der gegenwärtigen Phase stellen wir claritos ohne laufendes Entgelt bereit, soweit nichts anderes vereinbart ist. Aus der unentgeltlichen Bereitstellung entsteht kein Anspruch auf dauerhafte kostenlose Nutzung.

(2) Individuell vereinbarte Entgelte ergeben sich aus der jeweiligen Vereinbarung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Entgelte für Leistungen, die wir an Dritte weiterreichen — etwa Porto für Postbriefe, Gebühren für SMS oder für qualifizierte Signaturzertifikate — werden gesondert ausgewiesen und sind auch dann geschuldet, wenn die Software im Übrigen unentgeltlich bereitsteht.

§ 6 Laufzeit und Beendigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende in Textform kündigen.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen § 7 verstößt.

(3) Wir dürfen ein Konto vorübergehend sperren, wenn der begründete Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung besteht oder eine Sperre erforderlich ist, um Schaden von uns, vom Kunden oder von Dritten abzuwenden. Wir unterrichten den Kunden unverzüglich und heben die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist.

§ 7 Pflichten bei der Nutzung

(1) Der Kunde nutzt claritos nicht in einer Weise, die gegen geltendes Recht, Rechte Dritter oder diese Bedingungen verstößt. Untersagt sind insbesondere: das Versenden unerwünschter Werbung, das Hochladen rechtswidriger Inhalte, das Umgehen von Zugangsbeschränkungen, automatisierte Zugriffe in einem Umfang, der den Betrieb beeinträchtigt, sowie Versuche, den Programmcode zurückzuentwickeln.

(2) Der Kunde ist für die Inhalte verantwortlich, die er in claritos einstellt oder darüber versendet. Versendet er Nachrichten über die Software, hat er die dafür geltenden Regeln einzuhalten, insbesondere die Vorgaben zur Zulässigkeit von Werbung und zur Einwilligung der Empfänger.

(3) Verarbeitet der Kunde besondere Kategorien personenbezogener Daten — etwa Gesundheitsdaten in Klienten- oder Patientenakten —, trifft ihn die Verantwortung für die Zulässigkeit dieser Verarbeitung und für die Einhaltung berufsrechtlicher Verschwiegenheitspflichten.

(4) Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung dieser Pflichten beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 8 Inhalte und Daten des Kunden

(1) Alle Daten, die der Kunde in claritos einstellt oder dort erzeugt, bleiben seine Daten. Wir erwerben daran keine Rechte über das hinaus, was zur Erbringung der Leistung nötig ist.

(2) Der Kunde räumt uns das Recht ein, diese Daten zu speichern, zu vervielfältigen und zu verarbeiten, soweit das für den Betrieb der Software, für Sicherungskopien und für die vereinbarten Funktionen erforderlich ist.

(3) Wir werten die Inhalte des Kunden nicht zu eigenen Zwecken aus, insbesondere nicht zu Werbezwecken, und geben sie nicht an Dritte weiter, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht besteht oder der Kunde zugestimmt hat.

§ 9 Verfügbarkeit und Weiterentwicklung

(1) Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeitsquote, solange nichts anderes vereinbart ist.

(2) Nicht als Ausfall gelten Zeiten, in denen die Software wegen Wartung nicht erreichbar ist, sowie Störungen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen — etwa Ausfälle des Internets, von Vorleistern oder Ereignisse höherer Gewalt. Planbare Wartung kündigen wir nach Möglichkeit vorher an und legen sie in nutzungsarme Zeiten.

(3) Wir entwickeln claritos fortlaufend weiter und dürfen Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, solange der vertraglich geschuldete Zweck erhalten bleibt. Entfällt eine Funktion ersatzlos und ist sie für den Kunden wesentlich, darf er den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

(2) Soweit wir bei der Nutzung von claritos personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den wir dem Kunden auf Anforderung zur Verfügung stellen; er geht diesen Bedingungen vor, soweit er von ihnen abweicht.

(3) Wir setzen Unterauftragsverarbeiter ein. Sie sind in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung benannt.

§ 11 Anbindung an Dienste Dritter

(1) claritos lässt sich mit Diensten Dritter verbinden, etwa mit einem Google-Konto zum Versand von E-Mails aus dem eigenen Postfach, mit Zahlungsdienstleistern oder mit Postdienstleistern. Diese Verbindung stellt der Kunde selbst her, indem er den jeweiligen Zugriff freigibt.

(2) Für den Dienst des Dritten gelten dessen eigene Bedingungen im Verhältnis zwischen dem Kunden und dem Dritten. Wir haben auf Verfügbarkeit, Funktionsumfang und Bedingungen dieser Dienste keinen Einfluss und schulden sie nicht.

(3) Verbindet der Kunde sein Google-Konto, verwenden wir die darüber erreichbaren Daten ausschließlich für die vom Kunden angeforderte Funktion. Die Einzelheiten einschließlich der Erklärung zur eingeschränkten Verwendung nach der Google API Services User Data Policy stehen in der Datenschutzerklärung. Der Kunde kann die Verbindung jederzeit in claritos trennen und den Zugriff zusätzlich in den Einstellungen seines Google-Kontos widerrufen.

(4) Stellt ein Dritter seinen Dienst ein oder ändert er dessen Bedingungen so, dass wir die Anbindung nicht aufrechterhalten können, dürfen wir sie beenden. Wir unterrichten den Kunden so früh wie möglich.

§ 12 Keine Rechts-, Steuer- oder Buchführungsberatung

(1) claritos ist Software. Wir erbringen keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Die in der Software enthaltenen Kontenrahmen, Buchungsvorschläge, Textbausteine, Fristberechnungen und Auswertungen ersetzen die Beratung durch einen Angehörigen der steuer- oder rechtsberatenden Berufe nicht.

(2) Der Kunde bleibt für die Richtigkeit seiner Buchführung, für die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, für die Ordnungsmäßigkeit seiner Rechnungen und für die fristgerechte Abgabe von Erklärungen selbst verantwortlich.

§ 13 Automatisch erzeugte Vorschläge

(1) Einzelne Funktionen erzeugen Vorschläge maschinell, etwa beim Auslesen von Belegen, bei der Zuordnung von Buchungen, bei Übersetzungen oder bei der Formulierung von Texten. Diese Vorschläge können unvollständig oder falsch sein.

(2) Der Kunde prüft maschinell erzeugte Vorschläge, bevor er sie übernimmt, versendet oder seinen Aufzeichnungen zugrunde legt. Eine Gewähr für ihre Richtigkeit übernehmen wir nicht.

§ 14 Elektronische Signatur

(1) claritos unterstützt elektronische Signaturen in unterschiedlichen Stufen. Welche Stufe im Einzelfall zum Einsatz kommt und welchen Beweiswert sie hat, ergibt sich aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und der jeweiligen Ausgestaltung des Vorgangs.

(2) Ob ein Geschäft in der gewählten Form wirksam geschlossen werden kann — etwa bei gesetzlicher Schriftform —, hat der Kunde zu beurteilen. Wir schulden die technische Durchführung und die Nachweiskette, nicht die Wirksamkeit des signierten Geschäfts.

§ 15 Nach Vertragsende: Ausgabe und Löschung der Daten

(1) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit über die dafür vorgesehenen Funktionen ausgeben lassen. Wir empfehlen, das rechtzeitig vor Vertragsende zu tun.

(2) Nach Vertragsende halten wir die Daten des Kunden noch 30 Tage zum Abruf bereit. Anschließend löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

(3) Der Kunde bleibt für die Erfüllung seiner eigenen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten verantwortlich. Er hat rechtzeitig dafür zu sorgen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen in einer Form vorliegen, die diesen Pflichten genügt.

§ 16 Gewährleistung

(1) Für die Überlassung der Software gilt Mietrecht, soweit nicht etwas anderes vereinbart ist. § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen, soweit er eine verschuldensunabhängige Haftung für Mängel begründet, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren.

(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich nach Entdeckung an und beschreibt sie so, dass wir sie nachvollziehen können.

(3) Unerhebliche Beeinträchtigungen der Gebrauchstauglichkeit bleiben außer Betracht.

§ 17 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, haften wir der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Im Übrigen ist unsere Haftung ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haften wir nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch für unsere gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

§ 18 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Wir dürfen diese Bedingungen ändern, wenn dies zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage, an höchstrichterliche Rechtsprechung oder an eine Änderung des Funktionsumfangs erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Wir teilen die Änderung mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit und weisen dabei auf das Widerspruchsrecht und die Folgen hin. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Änderung als angenommen. Widerspricht er, können beide Seiten den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 19 Ausschließlich unternehmerische Nutzung

(1) claritos richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertrag mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB kommt nicht zustande.

(2) Mit dem Vertragsschluss bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Wir dürfen dafür einen Nachweis verlangen, etwa eine Gewerbeanmeldung, einen Registerauszug oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

(3) Nutzt der Kunde claritos neben seiner unternehmerischen Tätigkeit auch für persönliche Zwecke — etwa um seine privaten Finanzen, Unterlagen oder Aufgaben zu ordnen —, ändert das nichts daran, dass der Vertrag in Ausübung seiner unternehmerischen Tätigkeit geschlossen ist. Diese Funktionen stehen ihm als Teil der Software zur Verfügung; Vertragspartner ist und bleibt der Unternehmer.

(4) Handelt der Kunde entgegen Absatz 2 als Verbraucher, können wir den Vertrag außerordentlich kündigen. Sein Anspruch auf Ausgabe seiner Daten nach § 15 bleibt unberührt.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Düsseldorf.

(3) Der Kunde darf Rechte aus diesem Vertrag nur mit unserer Zustimmung auf Dritte übertragen. Die Zustimmung darf nicht ohne wichtigen Grund verweigert werden.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.